IMPIEGATO/A ADMINISTRATION SPECIALIST

Umana S.p.A. cerca Administration Specialist per prestigioso gruppo operante nel settore ICT.

Sede di lavoro: Mestre (VE).

In particolare il Team Administration si occupa di gestione della contabilità, supporto nella preparazione di documenti fiscali e legali, gestione delle pratiche burocratiche e organizzazione generale delle attività amministrative.

Mansioni Principali:

Contabilità Generale

● Registrazione Operazioni: Effettuare le registrazioni giornaliere di tutte le transazioni contabili in prima nota

● Riconciliazioni Bancarie: Effettuare la riconciliazione mensile dei conti bancari e delle carte di credito aziendali, risolvendo eventuali discrepanze.

● Registrazione Cespiti: Effettuare le registrazione dell'acquisto, vendita e/o dismissione dei cespiti aziendali

● Aggiornamento Libri Contabili: Mantenere aggiornati i registri contabili e i documenti di supporto relativi alle transazioni.

Gestione Ciclo attivo

● Anagrafica Clienti: Gestire e archiviare i dati anagrafici dei clienti.

● Portali Clienti: Supportare il Responsabile di funzione nella gestione dei portali clienti e nella eventuale predisposizione di documentazione per bandi di gara e/o contrattuali.

● Emissione Fatture: Redigere e inviare fatture ai clienti in base agli accordi commerciali.

● Registrazione Pagamenti: Registrare i pagamenti ricevuti, verificando che corrispondano alle fatture emesse.

● Gestione Crediti: Monitorare i crediti in sospeso, inviare solleciti per i pagamenti scaduti e gestire le eventuali contestazioni.

Gestione Ciclo passivo

● Anagrafica Fornitori: Gestire a archiviare i dati anagrafici dei fornitori.

● Gestione Fatture Fornitori: Ricevere, verificare e registrare le fatture dei fornitori, assicurando la corretta applicazione delle condizioni e modalità di pagamento.

● Preparazione Pagamenti: Organizzare e preparare i pagamenti ai fornitori secondo i termini concordati.

● Monitoraggio Scadenze: Gestire le scadenze dei pagamenti e mantenere una buona relazione con i fornitori.

Adempimenti Fiscali

● Calcolo Imposte: predisporre la documentazione per le liquidazioni iva periodiche e ritenute d’acconto

● Dichiarazioni Fiscali: Supportare la preparazione delle dichiarazioni fiscali annuali e CU.

● Comunicazioni obbligatorie: predisporre le comunicazioni obbligatorie periodiche, quali a titolo esemplificativo Lipe, Intrastat…

● Gestione Contatti con Autorità Fiscali: Supportare le comunicazioni con le autorità fiscali e fornire documentazione necessaria durante le verifiche.

Attività Amministrative e Organizzative

● Gestione Documentale: Archiviare e gestire i documenti contabili e fiscali secondo le normative e le politiche aziendali.

● Supporto alla Chiusura Fiscale: Collaborare alle attività di chiusura contabile e preparazione per la chiusura di fine anno fiscale.

● Rapporti con Consulenti esterni: Nello svolgimento delle attività, comunicare e collaborare sinergicamente con i consulenti esterni, quali ad esempio il commercialista e il consulente del lavoro

● Dotazioni aziendali: Supervisione e verifica della gestione del magazzino delle dotazioni aziendali (come ad esempio pc e altri strumenti di lavoro dei dipendenti) e relativa gestione dei cespiti.

● Eventuale Supporto agli Audit: Supervisionare la documentazione preparata per gli audit interni ed esterni

Analisi Finanziaria e Contabilità analitica

● Preparazione Bilanci: Supportare la predisposizione dei bilanci mensili e annuali.

● Contabilità analitica: Fornire report finanziari dettagliati per la direzione, inclusi analisi delle performance economiche e dei costi dell’azienda.

Requisiti Richiesti

● Esperienza pregressa di almeno 4/5 anni in contabilità

● Conoscenza di software contabili e pacchetti di office automation (es. Excel, Google Sheets).

● Disponibilità al supporto amministrativo delle gare d'appalto.

● Attenzione ai dettagli e precisione.

● Capacità di organizzazione e rispetto delle scadenze.

● Ottime capacità comunicative per relazionarsi con colleghi, clienti e fornitori.

● Flessibilità e capacità di adattarsi a cambiamenti e nuovi strumenti o procedure contabili.

● Riservatezza nel trattamento di dati aziendali.

Orario di lavoro full time giornaliero.

L'offerta ha scopo assunzione a tempo indeterminato.